Senior HR Specialist / People Operations Coordinator (w/m/d)

Permanent employee, Full or part-time · Berlin, Hybrid

Deine neue Rolle

Du liebst strukturierte Abläufe, arbeitest präzise, packst gerne an und bist die Person, die im HR-Alltag den Überblick behält? Als HR Specialist sorgst du dafür, dass unsere Kandidat:innen und Mitarbeitenden bestens betreut sind und bist die erste vertrauensvolle Ansprechperson. Du verantwortest unseren Recruiting-Prozess, betreust den gesamten Employee Lifecycle und hältst unseren People-&-Culture-Bereich operativ zusammen – organisiert, zuverlässig und mit echter Hands-on-Mentalität.

Dein neuer Job

Recruiting: Du verantwortest den gesamten Recruiting-Prozess von A bis Z: Von der Abstimmung mit Hiring Manager:innen über das Veröffentlichen der Stelle bis zum Screening, Führen von HR-Interviews und der Kommunikation mit Kandidat:innen. Du sorgst für eine positive Candidate Experience, triffst souverän Vorauswahlen und übernimmst alle administrativen Schritte bis zur Vertragsgestaltung.
First-Level-Support: Du bist die erste Anlaufstelle für alle operativen Personalfragen – freundlich, kompetent und lösungsorientiert. Du unterstützt unsere Remote-Kolleg:innen ebenso wie das Team vor Ort.
Onboarding & Offboarding: Vom ersten Kontakt bis zum letzten Arbeitstag begleitest du unsere Mitarbeitenden durch einen reibungslosen Übergang und sorgst für einen professionellen, wertschätzenden On- und Offboarding-Prozess.
Vertragsmanagement & Dokumentenerstellung: Du erstellst und verwaltest alle mitarbeiterbezogenen Dokumente – von Arbeitsverträgen bis zu Arbeits- und Zwischenzeugnissen. Dabei sorgst du für klare, effiziente und transparente Abstimmungs- und Dokumentationsprozesse.
HR-Systemadministration & Audit: Du pflegst und verwaltest unsere Stammdaten in Personio, Mitarbeitendendaten und Dokumente regelmäßig. Dabei achtest du auf die Einhaltung von Datensicherheit und stellst sicher, dass alle Informationen jederzeit strukturiert, aktuell und vollständig sind.
Prozessoptimierung: Du entwickelst unsere HR-Prozesse kontinuierlich weiter, denkst digital, erkennst Automatisierungspotenziale und setzt Verbesserungen eigenständig um.
Reporting & Insights: Aus unseren internen Tools erstellst du Reports und Analysen, um unserer Management-Team bei Entscheidungen zu unterstützen und Verbesserungen anzustoßen
Enge Zusammenarbeit zum Management: Du berichtest direkt an unsere COO und unterstützt bei Bedarf die Manager:innen in operativen Führungsthemen.

Deine Talente

Du hast mindestens 4 Jahre Erfahrung in People Operations, HR-Administration oder einer vergleichbaren operativen HR-Rolle.
Du arbeitest sehr sorgfältig, zuverlässig und bringst eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität mit.
Du hast Erfahrung mit digitalen HR-Systemen – idealerweise Personio.
Du verfügst über ein gutes Verständnis des deutschen Arbeitsrechts und administrativer Best Practices.
Du bist stark in Organisation und Problemlösung, arbeitest effizient und denkst immer einen Schritt voraus.
Du hast ein sehr gutes Sprachgefühl und achtest auf klare, wertschätzende Kommunikation – besonders bei Zeugnissen und Mitarbeiterdokumenten.
Du verfügst über einwandfreie Deutschkenntnisse (mind. C1) sowie gute Englischkenntnisse.

Das bieten wir

Flexibilität bei Zeit und Wohnort: Du arbeitest in Festanstellung Vollzeit oder bis zu 80 Prozent Teilzeit. Deine Arbeitszeiten sprichst du flexibel im Team ab. Du kannst in unserem schönen, hellen Altbau Büro in Berlin Mitte arbeiten oder im Homeoffice mit vier Teamtagen im Büro pro Monat - ganz wie es für Dich am besten passt. Wenn du nicht in Berlin wohnst, bezahlen wir das Pendeln in die Hauptstadt an den Teamtagen.
Gleichberechtigung: Wir freuen uns über alle Bewerber:innen, unabhängig davon, welches Geschlecht du hast, welche Nationalität, welchen Glauben, welche ethnische Herkunft, welches Alter oder welche sexuelle Ausrichtung.
Benefits: Fitness-Studio, BVG-Ticket oder Firmenfahrrad. Externes, persönliches Coaching mit Nilo-Health. Betriebliche Altersvorsorge. Vermögenswirksame Leistungen. Getränke und Obst im Büro. Laptops von Apple.
Faire Konditionen: 30 Tage Urlaub plus Heiligabend und Silvester frei, faire und leistungsgerechte Bezahlung, individueller Karriereplan für jeden Mitarbeitenden.

Neugierig?

Dann bewirb dich in nur 5 Minuten! Nur Formular ausfüllen und Lebenslauf hochladen. Wir freuen uns auf dich!

Apply for this job

Über uns

Seit 2015 gehen wir bei Civey neue Wege in der Markt- und Meinungsforschung. Aus einem innovativen Start-up sind wir zu einem etablierten Tech-Unternehmen mit rund 50 Mitarbeitenden gewachsen. Unsere Mission: Wir machen aus Daten Wissen – und ermöglichen so Menschen und Unternehmen, schnell und zuverlässig die richtigen Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.

Mit unseren Echtzeit-Daten unterstützen wir namhafte Kunden wie Volkswagen, Vodafone, die Bundesregierung und große Medienhäuser wie DIE ZEIT oder ProSiebenSat.1. Sie verlassen sich auf unsere Schnelligkeit, Verlässlichkeit und besondere Datentiefe, um Potenziale und Stimmungen in der Gesamtbevölkerung und in spezifischen Zielgruppen live zu messen.

Als Team verstehen wir uns als Wegbegleiter: Wir erklären, beraten, unterstützen – und sind immer da, wenn es Fragen gibt. Bei uns hast du die Chance, gemeinsam mit motivierten Kolleg:innen die Zukunft der Meinungsforschung aktiv mitzugestalten.

Noch mehr über uns liest du hier: www.civey.com/ueber-civey/jobs-und-team

Your new Role

Your new Job

Recruiting: Du verantwortest den gesamten Recruiting-Prozess von A bis Z: Von der Abstimmung mit Hiring Manager:innen über das Veröffentlichen der Stelle bis zum Screening, Führen von HR-Interviews und der Kommunikation mit Kandidat:innen. Du sorgst für eine positive Candidate Experience, triffst souverän Vorauswahlen und übernimmst alle administrativen Schritte bis zur Vertragsgestaltung.
First-Level-Support: Du bist die erste Anlaufstelle für alle operativen Personalfragen – freundlich, kompetent und lösungsorientiert. Du unterstützt unsere Remote-Kolleg:innen ebenso wie das Team vor Ort.
Onboarding & Offboarding: Vom ersten Kontakt bis zum letzten Arbeitstag begleitest du unsere Mitarbeitenden durch einen reibungslosen Übergang und sorgst für einen professionellen, wertschätzenden On- und Offboarding-Prozess.
Vertragsmanagement & Dokumentenerstellung: Du erstellst und verwaltest alle mitarbeiterbezogenen Dokumente – von Arbeitsverträgen bis zu Arbeits- und Zwischenzeugnissen. Dabei sorgst du für klare, effiziente und transparente Abstimmungs- und Dokumentationsprozesse.
HR-Systemadministration & Audit: Du pflegst und verwaltest unsere Stammdaten in Personio, Mitarbeitendendaten und Dokumente regelmäßig. Dabei achtest du auf die Einhaltung von Datensicherheit und stellst sicher, dass alle Informationen jederzeit strukturiert, aktuell und vollständig sind.
Prozessoptimierung: Du entwickelst unsere HR-Prozesse kontinuierlich weiter, denkst digital, erkennst Automatisierungspotenziale und setzt Verbesserungen eigenständig um.
Reporting & Insights: Aus unseren internen Tools erstellst du Reports und Analysen, um unserer Management-Team bei Entscheidungen zu unterstützen und Verbesserungen anzustoßen
Enge Zusammenarbeit zum Management: Du berichtest direkt an unsere COO und unterstützt bei Bedarf die Manager:innen in operativen Führungsthemen.

Your Talents

Du hast mindestens 4 Jahre Erfahrung in People Operations, HR-Administration oder einer vergleichbaren operativen HR-Rolle.
Du arbeitest sehr sorgfältig, zuverlässig und bringst eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität mit.
Du hast Erfahrung mit digitalen HR-Systemen – idealerweise Personio.
Du verfügst über ein gutes Verständnis des deutschen Arbeitsrechts und administrativer Best Practices.
Du bist stark in Organisation und Problemlösung, arbeitest effizient und denkst immer einen Schritt voraus.
Du hast ein sehr gutes Sprachgefühl und achtest auf klare, wertschätzende Kommunikation – besonders bei Zeugnissen und Mitarbeiterdokumenten.
Du verfügst über einwandfreie Deutschkenntnisse (mind. C1) sowie gute Englischkenntnisse.

What we offer

Flexibilität bei Zeit und Wohnort: Du arbeitest in Festanstellung Vollzeit oder bis zu 80 Prozent Teilzeit. Deine Arbeitszeiten sprichst du flexibel im Team ab. Du kannst in unserem schönen, hellen Altbau Büro in Berlin Mitte arbeiten oder im Homeoffice mit vier Teamtagen im Büro pro Monat - ganz wie es für Dich am besten passt. Wenn du nicht in Berlin wohnst, bezahlen wir das Pendeln in die Hauptstadt an den Teamtagen.
Gleichberechtigung: Wir freuen uns über alle Bewerber:innen, unabhängig davon, welches Geschlecht du hast, welche Nationalität, welchen Glauben, welche ethnische Herkunft, welches Alter oder welche sexuelle Ausrichtung.
Benefits: Fitness-Studio, BVG-Ticket oder Firmenfahrrad. Externes, persönliches Coaching mit Nilo-Health. Betriebliche Altersvorsorge. Vermögenswirksame Leistungen. Getränke und Obst im Büro. Laptops von Apple.
Faire Konditionen: 30 Tage Urlaub plus Heiligabend und Silvester frei, faire und leistungsgerechte Bezahlung, individueller Karriereplan für jeden Mitarbeitenden.

Want to know more?

Dann bewirb dich in nur 5 Minuten! Nur Formular ausfüllen und Lebenslauf hochladen. Wir freuen uns auf dich!

Apply for this job

About us

Mit unseren Echtzeit-Daten unterstützen wir namhafte Kunden wie Volkswagen, Vodafone, die Bundesregierung und große Medienhäuser wie ProSiebenSat.1. Sie verlassen sich auf unsere Schnelligkeit, Verlässlichkeit und besondere Datentiefe, um Potenziale und Stimmungen in der Gesamtbevölkerung und in spezifischen Zielgruppen live zu messen.

Noch mehr über uns liest du hier: www.civey.com/ueber-civey/jobs-und-team

Apply for this job

Apply now and become part of the technology shift in market research.

Thank you for your interest in Civey. Please fill out the following short form. If you have difficulties with the upload of your data, please feel free to contact jobs@civey.com.